每日信息：如何輕松完成數據填報工作？

2023-06-26 14:58:03 來源: 中國教育網絡

近日，教育部教育質量評估中心下發(fā)通知，要求各高校采集2021年和2022年在校本科生圖書借閱數據，并填報“分性別當年圖書館流通量”“分年級當年圖書館流通量”“分專業(yè)類圖書館流通量”等表格。筆者作為學校圖書館系統(tǒng)管理員，負責填報這些表格，本以為能輕松完成，結果花費的時間和精力卻遠超預期。于是不禁感慨：“在學校的數據治理工作已經漸趨完善的情況下，為什么數據填報還如此困難？如何能輕松完成類似的工作？”

通過分析反思本次數據填報任務的各個環(huán)節(jié)，筆者認為可以通過改進數據治理中的利益相關者，即數據需求方、數據來源方、信息化部門、校辦、數據治理服務商等的工作職責，充分利用數據治理的成果來降低數據填報的難度。

數據需求方（數據消費者）應提出“合理”的數據需求

(資料圖片)

筆者認為，本次數據需求存在三個不合理之處：

第一，統(tǒng)計量設置不合理。分析可知，本次數據需求涉及的字段主要包括兩大類，一是學生基礎信息，包括人員類別、性別、在校狀態(tài)、年級、專業(yè)等字段，二是圖書及借閱記錄。這些字段有的是靜態(tài)的，有的是動態(tài)的，動態(tài)變化的字段不能準確統(tǒng)計出某一自然年度里的數據總量。

第二，字段含義需要明確。不同學校或部門對“在校狀態(tài)”有不同的理解和定義，部分學校并不準確維護學生的“年級”字段，只根據入學年份來簡單判定；“專業(yè)”字段也存在一定的特殊情況，比如學生可以轉專業(yè)、學校的自設專業(yè)不在《普通高等學校本科專業(yè)目錄（2020版）》范圍內、大類招生專業(yè)及其細分專業(yè)同時存在等。這些字段如果不能理解一致，那么最終得到的統(tǒng)計數據質量可想而知。

第三，如果該項需求是今后每年都有的，那么通過接口采集比提交Excel文件的方式更適用。要改進以上三點，就需要數據需求方在提出需求前，必須做好一定的前置調查，確保所提需求的合理性。

數據需求方應明確“合適”的數據提供方

本次數據采集的主題是“圖書借閱數據”，需求方鎖定數據填報單位為圖書館。這看似十分合理，但通過分析可知，需求字段中的圖書及借閱記錄部分相對容易獲取，反而是“在校狀態(tài)”“年級”“專業(yè)”這幾個字段難以準確統(tǒng)計。因此，本科生教務管理部門才是高質量完成本次數據填報任務的關鍵。

但是教務部門是否應該作為此次數據需求的提供方？答案是否定的。筆者認為，在學校數據治理工作已經漸趨完善的情況下，最合適的數據提供方應是負責學校數據治理的部門——信息化部門。

大部分高校的信息化部門通過數據中心平臺，采集存儲了校內各業(yè)務系統(tǒng)的基礎數據，并按主題域進行分類管理。本次數據采集所需的各個字段大概率能從該平臺直接獲取。所以，類似的數據填報任務中，需求方應該建議學校的數據管理服務部門來負責填報，其他相關業(yè)務部門配合。

數據來源方（數據生產者、業(yè)務部門）應做好數據字段的維護和釋義工作

在數據治理工作中，數據中心平臺將各業(yè)務系統(tǒng)的基礎數據字段甚至全庫進行了采集存儲。然而，要想該平臺能夠滿足通用的數據填報任務，還需要數據來源部門做好業(yè)務數據的維護工作，確保源頭數據的準確、全面，并向信息化部門提供必要的數據字典，解釋清楚各字段的作用、內容、變化過程等。

例如，此次填報任務中所需的“在校狀態(tài)”“年級”“專業(yè)”“圖書分類號”等字段，就需要教務部門、圖書館在數據對接中提供明確的說明。這項工作看似簡單，但是由于許多業(yè)務部門的系統(tǒng)管理人員并不具備數據庫操作方面的能力，實際參與的并不深入，而是由系統(tǒng)的開發(fā)方直接與信息化部門對接完成的多。

業(yè)務部門需要更多地從數據庫層面了解所負責的字段，為信息化部門在數據應用開發(fā)中提供精準的支持，才能在之后的數據填報任務中享受到“輕松”。

信息化部門應從學校的“數據中心”進階為“信息中心”

在完成基本的數據治理工作之后，信息化部門掌握了全校的各種業(yè)務數據，成為學校的“數據中心”，普遍能提供系統(tǒng)間的數據同步共享服務。然而，作為學校最權威的數據管理服務部門，信息化部門還要能提供更多的服務，包括制作各類校級的運行報表、開展數據分析與挖掘、完成一些原本需要協調眾多部門才能完成的數據填報工作（類似于此次本科生圖書借閱填報任務），在更多數據相關工作中發(fā)揮出應有的作用。

這就要求信息化部門從“數據中心”發(fā)展為“信息中心”，即不僅要擁有學校的各類業(yè)務數據、做數據的“搬運工”“管理員”，更要了解數據中承載的業(yè)務內容及其運行情況，進而能直接提供業(yè)務層面的數據服務——信息服務。如此一來，信息化部門的服務價值將更加凸顯。

校辦等管理部門應推動制定數據填報工作規(guī)范

在筆者所在院校，本次填報任務是經過校辦轉交給圖書館處理的，說明校辦也認為圖書借閱數據應當由圖書館來填報。這反映出校內很多部門對數據治理的內涵、作用并不了解，在遇到類似的數據填報任務時仍然沿用舊的工作思路。

事實上，學校在完成數據治理后，應當重新梳理數據填報工作的業(yè)務流程，充分利用已有的數據平臺，提高此類工作的效率。校辦等重要的利益相關者，應當聯合信息化部門，討論制定必要的數據填報工作規(guī)范，明晰各方職責，給信息化部門配置合適的人員力量，不斷優(yōu)化面向校內外數據填報需求的效率和質量。

數據治理服務商應提供適用性更好的數據應用工具

數據治理相對完善后，學校將在此基礎上開發(fā)各類數據應用，提供面向校內校外的用戶數據服務。這就要求數據應用工具需具備易用性、可擴展性、安全性等特點，使得各類用戶能快速上手、靈活高效地實現數據對接、數據統(tǒng)計、數據填報，能安全可靠地授權用戶訪問必要的數據，適應各種數據需求場景。數據治理絕不是一個驗收即結束的項目，而是一個在應用中逐漸成長完善的工程，需要服務商根據場景反饋，在歲月長河中持續(xù)打磨產品，才可能獲得最終成功。

數據填報作為數據治理的典型應用場景，應當得到高校更多的關注。數據和數據平臺只有經過各種場景下的應用，才能不斷完善和發(fā)揮效用，各利益相關者才能受益。因此，要想“輕松”地完成一項看似簡單的數據填報任務，還需要相關方的共同努力和持續(xù)改進！

作者：何秀全（上海外國語大學圖書館）

責編：陳永杰

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