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2023-08-22 20:07:50
人力資源管理難？看看這些大廠是怎么做的！附數據分析模板
2023-08-22 20:07:50 來源: 嗶哩嗶哩
組織管理的質量是影響企業運作效率的重要因素之一。今天，我們向各位道友分享帆軟自己是如何用簡道云搭建HR系統的。
Tips：本文中的“同學”，是對帆軟員工的稱呼。本文由帆軟人事同學提供。
(相關資料圖)
最初，在帆軟的快速成長期，公司聚焦發展，并沒有投入太多精力搭建人事系統。那時的系統，剛好可以滿足人事同學業務的需求。隨著公司體量增長和業務的發展，新場景、新需求浮出水面，HR管理系統的更新迭代已經迫在眉睫。
為了提高人事同學辦公效率，優化所有帆軟同學的工作體驗，我們希望升級一套具備完整的流程閉環、理解成本更低、用戶操作更加簡單、更完善的底層表單設計等特點的人力資源系統。
參考模板：/1pkam
需求分析&系統規劃
著手建設系統前，我們開展了需求收集及分析工作。我們將內部用戶劃分為三類人群（全體同學、業務負責人、HR）分別展開調研、記錄需求；與此同時，我們還開展了競品分析，了解更加靈活的系統底層架構。
為了讓迭代更加敏捷，我們選擇用簡道云重新搭建一套完整且可持續發展的人力資源系統。零代碼開發既可以滿足當前人事流程的流轉和服務于經營管理的需求，又可以滿足未來業務發展后的潛在需求。
隨后，項目團隊初步嘗試在簡道云上做簡單的demo搭建和特定功能的測試驗收，并從底層的數據架構到中間層的服務支撐再到用戶層的具體功能，逐一開展系統設計。
通過整體規劃，我們最終實現了業務需求的落地，而后進行了新系統的落地推廣。新系統落地在FineHR、招聘系統、員工自助服務這三個應用中，涵蓋了包含組織規劃、HC規劃、招聘管理、入職管理、人員異動、離職管理、人才檔案等多個功能模塊。
典型場景
下面通過幾個典型場景，介紹系統的搭建邏輯以及實現的效果。
場景一：構建基礎人力流程閉環
公司在建設原來的系統時，沒有對數據查詢鏈路做很詳細的規劃。比如在待入職階段，無法準確定位到同學占用的是哪個HC，因而核對數據不準，影響內部管理效率。
基于整體的設計規劃和流程鏈路，人事團隊拉通管理共識，確認了各環節的職責拆分，明確各流程之間的數據流轉規則，通過流程表單完成業務流程的搭建，實現流程通知、提醒到人，確保業務流程能夠順利流轉。
接下來，通過智能助手和API接口，完成人力資源主數據存儲、流程與人力資源主數據之間的數據交互等功能，切實服務于流程的各個場景，進一步提升用戶體驗和流程效率。通過儀表盤功能，將員工檔案呈現在數據看板上。
為了支持各業務團隊搭建自己的系統時調用人事數據，團隊用簡道云的數據工廠、基礎表單和關聯數據的功能，為公司建設了三張組織&人員&HC的公共服務表單，實現權限管控下的數據可見、可查、可調用。
基礎的人力流程閉環，不僅滿足了業務實際需求，還實現了人力資源系統系統穩定底層架構的搭建，為后續快速實現新需求夯實了基礎。之前常出現的數據錯誤或疑似無法快速溯源等問題得到徹底解決，組織、人員和HC數據，都能通過不斷下鉆快速定位到問題的本質，進而輔助人事從技術或者管理層面解決問題。
場景二：ALL in one的數字化員工檔案
從前，公司沒有設置統一的人事檔案查詢入口，人事同學需要到各個系統中進行查詢，隨著系統中搭建的流程表單越來越多，找起來越發困難。
為解決該問題，我們梳理了不同角色對數據需求的不同內容，比如區分為管理者、HR、普通同學等，通過API將尚不在簡道云系統的數據接入系統，然后使用智能助手進行基礎數據的快速集成。
為了優化體驗，我們使用關聯查詢和按鈕功能，將員工檔案進一步拓展為管理入口，鏈接人員異動、信息變更、人員離職等相關的流程，實現管理動作的一鍵處理。
場景三：多產品融合的自動化面試流程
招聘流程，簡單來說就是HR接收到面試官的空閑時間→與候選人約定時間→面試。
如果是線上面試，那么HR會手動發起線上會議，然后微信/短信通知同學，同步通知面試官。此時若出現同學與面試官時間無法協調，則會增加更多的溝通成本。
同時，公司的筆試系統是外部采購的，與招聘流程相互獨立，這就有可能導致候選人筆試數據同步延遲，最終影響候選人/面試官/HR的使用體驗及工作效率。
隨著招聘流程在簡道云的全面覆蓋，我們意識到，面試流程應打通不同平臺之間，減少手工作業，展示更為全面且符合業務流程的信息。
于是，基于招聘面試需求，我們梳理了現在招聘過程中會使用到的產品，如騰訊會議、牛客、showmebug、sendcloud等，對面試流程和筆試流程進行了重構，同步設計實施方案。
我們運用了簡道云的數據推送、智能助手、API更新/新建數據等功能，實現通知自動化、數據全面化、實時化，提升了面試質量，減少了信息差，避免HR中間溝通的失誤。
如今，無需HR參與，面試官即可在表單中選擇候選人，確定面試后就自動生成會議號，自動發送短信及郵件至相關方。候選人信息自動同步至筆試系統，完成筆試后，候選人的筆試報告、分數、完成時間等信息實時回傳至簡道云招聘系統，大大提升了招聘效率。
場景四：優化流程通知體驗
系統上線并非搭建工作的終點，為了讓系統真正能被大家用起來，我們需要確保流程能夠順利地流轉下去。良好的流程通知體驗能讓業務用戶在每天的信息轟炸中從容地找到相關信息，輕松處理流程。
這里以干部競聘流程為例，分享我們如何進行通知設計。
通過簡道云與企業微信集成，提交【發布競聘公告】后，簡道云流程數據推送至企業微信后臺，企業微信自動發送卡片消息給全員，點擊可直達報名入口。
通過簡道云查詢數據的API接口，系統自動在材料截止前5天給報名競聘的同學發送企業微信文本，并附上提交鏈接。
由于競聘答辯的時間地點需要確認后及時通知候選同學，通知時間往往是臨時確定的。通過前端事件功能，答辯組織者可以使用按鈕功能，測試消息內容后隨時推送。
優化后，帆軟公司對內的競聘以及對外的招聘通知全部自動化進行，減免了以往每個環節都需要的人工通知、人工識別通知人、人工編寫通知內容、人工催辦等動作降低了人工管理成本。系統中預設的標準話術、精美板式，有助于提升雇主品牌形象。
場景五：數據集成
原先，由于人力系統各個模塊之間并不打通，在流程中，審批人經常因無法獲取全面的信息，需要切換不同窗口或系統處理問題。
基于此，我們設計了標準統一的數據存儲結構，盡量符合數據庫范式；對各個模塊生成關鍵數據服務表，以備調用。
在應用搭建的過程中，我們簡道云獲取數據/數據推送的開放功能，整合數據并回傳至簡道云服務表；接下來通過跨應用表單、多標簽頁展示、顯隱設置等功能，實現對不同人展示不同數據，不同流程展示相關數據，做到了數據透明。
案例小結
帆軟人力資源模塊累計使用簡道云建設管理流程16項、數據看板23張、智能助手396條、主數據表單124張，服務于公司1700余名同學。模塊覆蓋人力資源管理的人力規劃、招聘管理、基礎人事、干部管理等相關板塊。相對于外采系統，預計每年節省成本不低于40萬。
利用簡道云統一搭建人事管理系統，一方面，不會出現因外采系統導致的頂層設計混亂的問題；另一方面也避免了后續系統運維和需求變動產生的二次實施成本。
人事部門的核心目標，是通過合理科學的人力資源管理體系，促進組織始終充滿活力，助力戰略和業務目標的達成。通過簡道云，我們自主建設了滿足個性化需求的人事各模塊系統，打通融合為統一的人事服務平臺，高效地支持了我們達成目標。
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